私たちトロシステムズは中堅・中小規模の企業に向けてネットワークで実現する「ワークスタイル改革」を提供しています。お客様により良いサービスを提供するために、新たにご提案するインフラは積極的に社内導入を行っています。
一般的には企業ネットワークを整備し、外出先などモバイル環境からリモートアクセス(VPN)ができるようにするご要望が多いですが、１日中オフィスと離れたロケーションで仕事をする在宅勤務では、システム的な要件だけでなく、労務管理など実務的な問題や社員のモチベーションの問題、効率性など様々な課題をクリアする必要があります。
当社も昨年度労務規定にて在宅勤務制度を導入し、社労士と共にワークライフバランスを考慮した組織改革を行っています。
今回ご紹介のインフラは実際に社内で2011年度に導入したものです。
社内の取り組みの事例をより多くの方に知って頂くために、社団法人日本テレワーク協会が主催する第12回テレワーク推進賞に応募しました。
コミュニケーションを主体とした在宅勤務の取り組みが、ワークライフバランスの向上に役立つと評価頂き、優秀賞を頂きましたのでその取り組みを中心に取り組み事例をご紹介させて頂きます。
当社では数年前から社内のワークスタイル改革をオフィス、モバイル、在宅を軸にすすめてきました。その中でコミュニケーションの方法としてメール、プレゼンス(IM)音声の統合をすすめ何度も在宅のトライアルを行い失敗を繰り返してきました。
やはり最大の問題点はオフィスで対応するスタッフから顔が見えないということでした。
メッセンジャーで状態は分かっても仕事の進捗、何か難しい問題があるなど、顔の表情など視覚的に知り得る情報が少ないとお互いに連絡しづらいという意見が多く、その結果当社のような小規模な会社でもビジュアルコミュニケーションを導入することになりました。
在宅勤務整備のステップ
ビデオという道具をどのように活用するか検討し、誰もが気軽に使える習慣をシンプル仕掛けで導入するところから始めました。
在宅勤務制度を導入する前は朝のミーティングと夕方に行う業務進捗確認を行っていました。働き方の自由度を高めるとこういった重要な社員同士の確認の機会が減るため、このミーティングをそのままビデオで参加というスタイルに変えました。
自宅からミーティングに参加する、外出先からも参加できることができるインフラを構築することで、"○○のためだけにオフィスに戻る"ということがなくなり、自宅に戻ってすぐにお客様対応をするなど機動力も高まりました。
以下が当社のどこからでも社内とコミュニケーションを可能にするインフラの概略図です。在宅では頻度や職制によって常時接続型と臨時接続型のインフラを使い分けています。
トロシステムズシステム概略図
今回の優秀賞の理由を伺ったところ、当社の在宅勤務の仕組みはシステムから運用まで導入当初から全社員が利用することを前提としていることでした。
どうしても現状、在宅勤務は特殊な働き方のイメージが強くトライアル的な導入が多いのですが、小さな組織の強みとして、最初から全員が利用するという行動力が評価頂けたようです。
日本テレワーク協会にて事例として紹介もされておりますのでご参考にして頂ければ幸いです。
ワークスタイル改革に大切なことは、社員が働きやすくなることだと思っています。個人の裁量で仕事ができる面もそうですが、コミュニケーションの観点からは離れた場所の人といかにリアリティのあるやりとりができるか、そしてそのやりとりが楽しいかだと感じています。
当社では既に海外出張や海外拠点、顧客とビデオでコミュニケーションを経験していますが、繋がった瞬間は「感動」です。
ネットワークの技術の活用で「そんなことができる」という感動から、ビジネスに活用するとこんなことができるとアイデアも浮かんできます。
今回私たちが導入したビジュアルコミュニケーションの仕組みは社内のコミュニケーション、在宅勤務に利用するだけではあれば過剰な投資です。しかし拠点を持たない当社はインフラ設計の段階で最初から外部（パートナー・クライアント）との接続を考慮し、今後のビジネスの可能性につながる導入を行いました。
当社社員の名刺にはメールアドレスの下にビデオのアドレスも記載しています。 基本的にはメールアドレスと同じですが、Eメールが世界中どこへでも送信できる道具として浸透したようにビデオも１つのアドレスで世界中どこからでも特定の宛先へコールすることが可能です。
社員同士だけでなく名刺交換をしたどなたからでもインターネットにアクセスが可能なビデオ会議システムがあればメーカー・機種に関係なく私たちとコミュニケーションを行うことが可能になっています。
ビデオ会議システムは既に会議室から個人のデスク、モバイルへと進化しています。自席でコミュニケーションを行うパーソナル型、スマートフォンやタブレットから接続するモバイル型が登場し、当社でも積極的に活用しています。
決まった時間に会議室を予約して行うコミュニケーションよりも、必要な時にすぐにフェイスtoフェイスで話ができる気軽さが、コミュニケーションの活性化に繋がっています。
特にモバイル端末からのビデオ(写真はiPadから接続)は3G回線でもアクセスが可能なため、外出先からリアリティのある情報の共有が背景の映像・音声を含め伝わってくるため社員の間でも好評です。
今後もあらゆる相互接続を積極的に行っていきます。お客様、パートナー問わず一緒に新たなスタイルを創っていければと考えておりますので、興味を持って頂けましたらお気軽にご連絡頂ければと思います。
